Stéphane Clausen, directeur d’Aweckel, a opté pour Microsoft Teams comme solution de téléphonie de son entreprise. Plus de confort, plus d’efficacité: après plus de six mois d’utilisation, et dans des conditions particulières de home office généralisé pour ses équipes, celui qui est à la tête de cette société valaisanne active dans la prévoyance et les assurances ne regrette pas son choix. 

Pouvez-vous nous donner quelques informations sur votre fonction et sur la société Aweckel?

J’en suis l’administrateur et directeur. Nous faisons du courtage en assurances, c’est à dire de la gestion et du conseil à la clientèle, principalement pour les entreprises et les PME. Aweckel, qui compte onze collaborateurs, est également compétente en matière de prévoyance. Basés en Valais, nous sommes actifs dans toute la Suisse romande.

Comment en êtes-vous arrivé à utiliser Teams?

Notre précédent système téléphonique ne nous convenait absolument pas. On était sans arrêt confrontés à des coupures qui n’étaient pas confortables et j’avais des plaintes incessantes, de la part de mon staff, qui remontaient jusqu’à moi. Nous avions deux soucis avec notre ancien fournisseur IT: un réel problème technique et un problème de communication. On avait du mal à trouver rapidement de l’aide quand nous en avions besoin. Comme toute petite entreprise, on avait besoin que les dysfonctionnements soient vite résolus pour continuer à satisfaire nos clients. Nous avons opéré une sélection parmi quelques spécialistes IT et choisi AiM en leur faisant une demande très simple: on veut quelque chose qui fonctionne. Pour tout vous dire, on ne connaissait pas spécialement ce système. Mais on a été séduit par ce qu’ils nous ont proposé.

Quand a été initié ce changement?

Il y a une année environ. Comme pour les maçons, l’une des choses les plus importantes pour une entreprise comme la nôtre, ce sont les outils. Nous somme une société de services pour laquelle la téléphonie et le Cloud sont indispensables. Ensuite, nous avons mis environ six mois pour la mise en place.

Tout cela a été effectif deux ou trois semaines avant le confinement du printemps dernier. Cela tombait vraiment bien, cela nous a beaucoup aidé dans notre travail opérationnel. Nous n’aurions pas pu fonctionner de manière aussi optimale dans cette période difficile. Ou alors avec des conséquences énormes… Avec Teams, même avec l’intégralité de notre personnel en home office en raison de la Covid-19, notre activité s’est poursuivie, et se poursuit encore, sans aucun problème.

Comment Teams s’est imposée comme LA solution?

Nous utilisons déjà Microsoft, donc nous étions familiers. Nous avons été convaincus par l’approche professionnelle d’AiM, et surtout par leur écoute. Nous avions besoin de cela, quelqu’un qui puisse répondre à nos attentes. En ce qui concerne le choix des solutions, une fois la confiance établie, nous avons été d’accord avec les solutions proposées.

Qu’est ce que Teams change concrètement à votre fonctionnement?

A mon niveau, cela ne change pas grand-chose car je ne suis pas dans l’opérationnel. Si ce n’est qu’on a une informatique beaucoup plus conviviale, avec notamment le nouveau Cloud qui a été mis à notre disposition. La téléphonie par Teams a par contre énormément apporté à notre à notre staff d’environ six personnes qui s’occupe de répondre au téléphone à notre clientèle, qui gère l’administratif. Nos collaborateurs sont physiquement à cinquante kilomètres de distance et ils parviennent, en termes de qualité et de rapidité, à répondre à nos clients comme s’ils étaient tous dans le même bureau.

C’est un changement 100% positif qui a surtout apporté un confort de travail supplémentaire à l’équipe.

 

3 questions express à Christophe Gaudin, conseiller financier chez Aweckel

Teams: pourquoi?

On avait une centrale téléphonique avec la téléphonie IP par Internet qui nous causait pas mal de soucis. On avait un tout vieux serveur et on utilisait par exemple encore Windows 2008. Là, on est parti sur du moderne et du fonctionnel.

Teams: comment?

AiM nous a fourni une solution globale avec Office 365, Microsoft Azure et Microsoft Teams qui étaient implantés dans le même environnement. C’est un système assez intuitif, facile à appréhender. L’intégration s’est très bien passée, sans difficultés majeures. Du jour au lendemain, c’était effectif. Ils avaient bien travaillé en amont: l’interface était là et on nous avait formés. Les formations n’ont pas dépassé une heure pour chaque collaborateur car on connaissait déjà l’environnement Microsoft… On a du juste intégrer quelques fonctionnalités spécifiques Teams.

Teams: pour qui?

Pour ma part, le grand changement, c’est que je n’ai plus de numéro de téléphone fixe, j’utilise l’appli Teams sur mon téléphone mobile. Je l’utilise aussi pour collaborer avec mes collègues pour nos séances à distance, ou via la messagerie. Maintenant, on va l’utiliser de manière plus participative, pour partager des formulaires ou autres documents.

Les personnes qui l’utilisent le plus sont les collaborateurs actifs dans l’administration. Ils s’accordent à dire que c’est un grand confort d’utilisation. Ils savent qu’ils ont un outil fiable, 100% informatisé. Avant, par exemple, lorsque nous devions mettre un message sur le répondeur de la ligne dédiée à notre clientèle, nous devions contacter notre fournisseur d’accès pour qu’il s’en occupe. Là, nous gérons tout nous-mêmes.

De manière générale, cela nous a vraiment été d’un grand secours dans ces conditions de travail à distance.