Actif dans les secteurs de l’environnement et du développement durable, le groupe Serbeco œuvre dans une multitude de domaines sur le canton de Genève. Transport, collecte et tri des déchets ; gestion de la propreté et désinfection ; fourniture de vaisselle réutilisable pour les manifestations ; énergies renouvelables, des systèmes de chauffage au bois au nettoyage des chaufferies. En tout, 150 personnes y travaillent, dont une quarantaine à l’administration. Il y a deux ans, Serbeco a confié la gestion de ses systèmes informatiques à AiM.

«Pour nous, il était important de disposer de moyens de communication faciles à utiliser. Nous ne sommes pas une multinationale, tout le monde n’est pas forcément très à l’aise avec les outils informatiques», précise Didier Godmé, responsable supports. Arrivé à l’été 2018 dans l’entreprise, c’est lui qui a initié et géré le changement de système informatique. Serbeco emploie désormais la suite Microsoft Office 365, facile à utiliser et fiable.

 

Teams, un outil facile et fiable

Très vite, Didier Godmé s’est intéressé à l’application Teams, livrée avec Microsoft Office 365. Egalement simple d’utilisation, celle-ci permet notamment aux collaborateurs de discuter entre eux via différents canaux, de la messagerie instantanée à la visioconférence. Soucieux de mettre les connaissances de toutes les personnes susceptibles d’y recourir à jour, le responsable supports a organisé pour ses équipes une formation sur Teams en novembre dernier. Il était alors loin d’envisager l’arrivée du coronavirus et la généralisation de la pratique du télétravail! Très vite, il repère les «failles» des utilisateurs du système et met en place de bonnes pratiques: «En sortant du cours, une employée a lancé un groupe sur Teams pour boire l’apéritif entre collègues. Tout le monde pouvait le voir… Mais tout le monde n’était pas invité à en faire partie», se rappelle-t-il. Et de conclure: «Cela nous a appris que lorsque l’on crée un groupe, il vaut mieux le rendre privé.»

 

De la théorie à la pratique

Mi-mars 2020, le coronavirus renvoie 95 % des employés de l’administration chez eux. Ils découvrent alors le télétravail: «Globalement, l’expérience s’est passée en douceur, puisque l’équipe disposait d’un bon outil et savait s’en servir. Durant ces trois mois, on a donc échangé 2750 messages, organisé 151 réunions et lancé 515 appels. Et surtout, au bout du compte, l’entreprise affiche 0% de perte de productivité», développe-t-il.

Des chiffres que viennent compléter une petite centaine de dépannages informatiques, qu’il a pu réaliser une fois encore grâce à l’application Teams. «La fonctionnalité de partage d’écran permet de prendre le contrôle sur l’écran d’un tiers. C’est indispensable pour  résoudre les problèmes, car nous ne disposons pas de Team Viewer, l’outil généralement utilisé dans les grandes entreprises à cet effet», souligne t-il. Un avantage qui s’ajoute aux visioconférences et autres moyens de rester en lien et de travailler en équipe qui, depuis la crise du coronavirus, nous sont devenues si familières.

 

Conseils & astuces

Le système faisant désormais partie de notre quotidien, adopter quelques règles de bonnes pratiques lors de l’utilisation de Teams s’impose. Pour toutes les entreprises, Didier Godmé suggère de retenir les points suivants:

 

1) Limiter la durée des réunions. 30 minutes seraient idéales, au-delà de 45 à 50, plus personne ne fait attention à ce qui se dit.

2) Limiter le nombre de participants.

3) Désactiver son micro et employer un casque pour garantir la confidentialité de la conversation… Et s’assurer que celle-ci se déroule au calme! Ainsi, personne d’autre ne profite des cris des enfants, des miaulements du chat ou des bruits de notre tasse de café…

4) Activer le statut «Ne pas déranger» lorsque l’on est en visioconférence. Cela évite de recevoir une avalanche de messages.

5) Ne pas hésiter à utiliser les backgrounds — on n’a pas toujours le temps de ranger son salon avant de passer en visioconférence, et tout le monde n’a pas la chance de disposer d’un espace où s’isoler.

6) Enregistrer la visioconférence — en prévenant les participants, évidemment — peut être utile et utilisable ultérieurement, notamment lors de formations.

7) Penser à sélectionner la fonction «Privé» lorsque l’on crée un partage d’agenda ou tout autre groupe. Par défaut, c’est l’option «Public» qui est activée.